Guía Rápida: Trabajar con tu Técnico Contable

Pasos esenciales para maximizar la relación con tu servicio de contabilidad

Lista de Verificación para Comenzar

Antes de tu Primera Reunión:

• Reúne 12 meses de estados de cuenta bancarios (todas las cuentas)

• Recopila estados de cuenta de tarjetas de crédito□ Organiza recibos y facturas por mes

• Lista todas las fuentes de ingresos y gastos recurrentes

• Configura almacenamiento en la nube para compartir documentos

• Prepara documentos de registro comercial e impuestos

  
  

Dale Acceso a tu Técnico Contable a:

• Banca en línea (acceso de solo lectura)

• Cuentas de tarjetas de crédito

• Procesadores de pagos PayPal/Stripe/Square

• Software de contabilidad

• Reportes del servicio de nómina

• Datos de plataforma de comercio electrónico

  
  

Sistema de Organización de Documentos

Crea Esta Estructura de Carpetas:

📁 Finanzas del Negocio 2024
├── 📁 01-Enero (Estados bancarios, recibos, facturas, nómina)
├── 📁 02-Febrero
└── 📁 03-Marzo... (repetir mensualmente)

Nombres de Archivo: 2024-03-15_Factura_NombreCliente_1250.00

Paquete de Documentos Mensual:

• Todos los estados de cuenta bancarios□ Todos los estados de cuenta de tarjetas de crédito

• Todos los recibos (gastos del negocio)

• Todas las facturas enviadas a clientes

• Registros de nómina

• Notas sobre transacciones inusuales

  
  

Proceso Mensual

Semana 1: Reúne y envía documentos del mes anterior

Semana 2: Responde preguntas del contador

Semana 3: Revisa los estados financieros

Semana 4: Planifica para el próximo mes

Plantilla de Comunicación:

Asunto: Actualización Mensual - [Nombre del Negocio] - [Mes/Año]

Hola [Contador],

Documentos adjuntos para [Mes]:
□ Estados bancarios, □ Tarjetas de crédito, □ Recibos, □ Facturas

Preguntas de este mes:
- [Pregunta específica sobre transacción inusual]
- [Nota sobre nuevo cliente o proyecto]

Gracias,
[Tu nombre]

Reportes Esenciales que Debes Solicitar a tu Técnico Contable

Reportes Mensuales que Debes Recibir:

Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias)

• Muestra: Ingresos, gastos y ganancias del mes

• Observa: Gastos inusuales, cambios en margen de ganancia

  
  

Balance General

• Muestra: Lo que posees, debes y tu capital

• Observa: Saldo de efectivo, cuentas por cobrar, niveles de deuda

  
  

Estado de Flujo de Efectivo

• Muestra: Cómo se movió el efectivo entrante y saliente

• Punto clave: Puedes ser rentable pero tener poco efectivo

  
  

Reporte de Cuentas por Cobrar

• Muestra: Quién te debe dinero y por cuánto tiempo

• Acción necesaria: Seguimiento de cuentas vencidas

  
  

Conciliaciones Bancarias

• Asegura: Todas las cuentas cuadran correctamente

• Debe tener: Sin discrepancias sin explicar

  
  

Preguntas de Revisión Mensual

Pregunta a tu Técnico Contable:

• "¿Hay transacciones inusuales este mes?"

• "¿Todas las cuentas bancarias concilian sin problemas?"

• "¿Qué categorías de gastos aumentaron más?"

• "¿Cómo se ve nuestro flujo de efectivo para el próximo mes?"

• "¿Hay fechas límite de impuestos próximas?"

  
  

Señales de Alerta a Observar:

• Reportes entregados consistentemente tarde

• Correcciones frecuentes a estados anteriores

• Conciliaciones bancarias que no cuadran

• Gastos que no reconoces

• Comunicación deficiente o falta de respuesta

  
  

Servicios de Valor Agregado para Solicitar a tu Técnico Contable

Más Allá de la Contabilidad Básica:

• Análisis mensual de presupuesto vs. real

• Pronóstico de flujo de efectivo

• Planificación fiscal trimestral

• Soporte de preparación fiscal de fin de año

• Ayuda con decisiones financieras del negocio

  
  

Temas de Reunión de Planificación Anual:

• Revisar desempeño del año anterior

• Establecer presupuestos para el próximo año

• Planificar compras importantes o crecimiento

• Discutir estrategias fiscales

• Mejorar procesos y sistemas

  
  

Referencia Rápida

Fechas Límite Clave:

• Estados financieros mensuales: _____ (fecha)

• Depósitos de impuestos de nómina: 15 del mes siguiente

• Pagos trimestrales de impuestos: 15 Ene, 15 Abr, 15 Jun, 15 Sep

• W-2 y 1099: 31 de enero

  
  

Contactos de Emergencia:

• Contador: ________________

• Respaldo/CPA: ________________

• Banco: ________________

  
  

Indicadores Clave de Desempeño para Rastrear:

• Margen de ganancia mensual: _____%

• Efectivo disponible: $______

• Días para cobrar cuentas por cobrar: _____ días

• Crecimiento de gastos mensuales: _____%

  
  

Solución de Problemas Comunes

Recibos Perdidos:

1. Revisa el estado de cuenta bancario para detalles

2. Contacta al proveedor para duplicado

3. Crea nota de gastos con información disponible

   
   

El Banco No Concilia:

1. Verifica todos los depósitos y retiros

2. Revisa cheques pendientes

3. Busca cargos bancarios no registrados

   
   

Reportes Atrasados:

1. Confirma que proporcionas información a tiempo

2. Discute carga de trabajo con el contador

3. Establece expectativas y plazos claros

   
   

Procesamiento administrativo eficiente mediante tecnología y herramientas digitales en el trabajo diario.

Consejos para el Éxito

✅ Sí Hacer:

• Enviar documentos organizados mensualmente

• Responder rápidamente a las preguntas

• Revisar reportes cuando se reciben

• Comunicar cambios en el negocio

• Mantener gastos personales y del negocio separados

  
  

❌ No Hacer:

• Mezclar transacciones personales y del negocio

• Esperar hasta fin de año para organizar registros

• Ignorar partidas inusuales en los reportes

• Saltarse revisiones mensuales

• Asumir que tu contador sabe todo sobre tu negocio

  
  

Conclusión: Una buena contabilidad requiere trabajo en equipo. Proporciona información organizada, haz preguntas, revisa reportes y comunícate regularmente. Tu inversión en esta relación dará dividendos en mejor control financiero y conocimientos del negocio.

Si estás buscando un contador confiable en Australia que esté comprometido con el éxito de tu negocio, estamos aquí para ayudarte. Brindamos servicios honestos y transparentes, asegurando que tu información permanezca segura. Agenda una consulta inicial gratuita para descubrir cómo podemos apoyar el crecimiento de tu negocio y establecer una asociación exitosa.